7. Suivi et contrôle des documents
Les documents utilisés pour la formation sont identifiés par un numéro de version définit comme suit : AAMMJJ_INITIALES PERSONNE (ex : un document créé le 24/06/2020 par XY aura la codification suivante : 200626_XY).
L’objectif est de s’assurer que les documents utilisés sont bien les derniers mis à jour. Il est de la responsabilité de chacun de vérifier que le document qu’il utilise est celui en vigueur et qu’il a bien été approuvé avant son utilisation.
Un index des supports de formation, géré par le Service Etudes et Formation, permet de suivre les changements de version de chacun des supports de formation.
Chaque formateur doit informer par mail le Service Etudes et Formation de tout changement majeur apporté à ses supports de formations.
Il en est de même lors de la création d’un nouveau support de formation.
Le maître de stage contrôlera le contenu technique du support et le référent pédagogique le validera.
La mise à jour de l’index se fait soit par l’Assistante du Service Etudes et Formation en charge de la formation, soit par le référent pédagogique.