7. Suivi et contrôle des documents
Les documents utilisés pour la formation sont identifiés par un numéro de version définit comme suit : AAMMJJ_INITIALES PERSONNE (ex : un document créé le 24/06/2020 par XY aura la codification suivante : 200626_XY).
Chaque formateur doit informer par mail les assistantes du Service Etudes et Formation de tout changement majeur apporté à ses supports de formations. Il en est de même lors de la création d’un nouveau support de formation. Le responsable formation contrôle le contenu technique du support et le référent pédagogique le valide.
L’objectif est de s’assurer que les documents utilisés sont bien les derniers mis à jour. Il est de la responsabilité de chacun de vérifier que le document qu’il utilise est celui en vigueur et qu’il a bien été approuvé avant son utilisation.
Un index des supports de formation, géré par le Service Etudes et Formation, permet de suivre les changements de version de chacun des supports de formation. La mise à jour de cet index se fait soit par l’Assistante du Service Etudes et Formation, soit par le référent pédagogique.